Diagnóstico da auditoria operacional

Diagnóstico da auditoria operacional

Os trabalhos de auditoria operacional, de acordo com o que estudamos até agora, através dos procedimentos e das técnicas de execução, através do levantamento feito por meio de questionários, entrevistas, verificação in loco e através das demais atividades desenvolvidas contribuem para a formação do diagnóstico, cujo objetivo básico é subsidiar a tarefa de identificação dos pontos fracos e fortes da empresa ou organização. Com estas informações, elaboram-se projetos de atuação de acordo com as necessidades específicas detectadas

De acordo com os controles internos e os objetivos da auditoria operacional na condução dos trabalhos, além, é claro, dos interesses da empresa ou organização, o resultado alcançado na condução das diversas etapas de investigação sobre a situação das partes onde foram aplicados os trabalhos irá, posteriormente, contribuir para a formação de um diagnóstico.

Para formação do diagnóstico, é necessário obter algumas respostas através dos trabalhos de auditoria operacional – que podem ser bastante amplos, por ser, por exemplo, a auditoria operacional de caráter permanente um organismo da empresa ou organização, parte do staff da direção. Deste modo é possível apresentar várias considerações para formação do diagnóstico. Como exemplos, apresentamos alguns aspectos operacionais sobre produto, departamento comercial e controles diversos:

a) Os atuais produtos ou serviços da empresa (doravante diremos apenas produtos, mesmo nos referindo a serviços) realmente satisfazem às necessidades dos clientes? Existe alguma fidelidade do cliente em relação ao produto? Qual o uso que o cliente faz do produto? Qual a frequência de cancelamento de pedidos? As reclamações sobre os produtos são estudadas com a finalidade de serem sanadas? Como funcionam os serviços pós-venda, elas contribuem para a consolidação da clientela?

b) A empresa desenvolve uma atividade sistemática de verificação de necessidades, tendências e atitudes dos consumidores, para tirar subsídios tanto para o desenvolvimento de novos, como a reformulação dos produtos existentes para o estabelecimento de políticas de preço, para a orientação de esforços publicitários, entre outras situações relacionadas?

c) No dia-a-dia os gerentes vão fazendo inferências sobre os consumidores com base em experiências isoladas de relacionamento? Reclamações e sugestões são consideradas?

d) Os gerentes se empenham na produção, no desenvolvimento e na melhoria de produtos e no desenvolvimento de novos produtos? Trabalham para obter o melhor preço e melhorar o resultado?

e) As atividades detectadas no departamento comercial apresentam um bom nível sobre as etapas, com o objetivo de aprimorar as rotinas e atividades? Considerando alguns aspectos aplicados na empresa:

·         Cadastra todos os clientes e analisa os dados?

·         Recolhe sistematicamente as informações trazidas por vendedores e realmente às avalia?

·         Verifica com os clientes como estes estão usando o produto e se o produto tem satisfeito as expectativas?

·         Analisa os porquês de propostas e orçamentos recusados?

·         Tem pessoal fixo trabalhando em pesquisa de mercado (se o porte da empresa justifica)?

·         Realiza (regularmente / eventualmente / esporadicamente) pesquisa de mercado?

·         Tem um canal estabelecido através do qual o consumidor faz suas reclamações e críticas?

·         Registra rigorosamente os dados de venda (procedência geográfica, tipo de cliente) e os analisa?

·         Faz testes de produto e preço, entre outros?

·         Tem uma verba destinada à pesquisa e faz uso dela?

f) A empresa realiza um esforço para assegurar o fornecimento do produto e todas as facilidades possíveis para que o cliente possa adquirir e receber o produto dentro da expectativa? Considerando as seguintes questões:

·         O sistema de distribuição adotado pela empresa assegura uma oferta constante do produto à clientela?

·         Quanto tempo o cliente espera para receber o produto após ter feito o pedido? Este tempo poderia ser reduzido?

·         A empresa faz um acompanhamento minucioso das vendas de representantes, distribuidores, revendedores e procura se assegurar que haja produtos estocados para pronta entrega?

·         A empresa avalia em base regular o desempenho de representantes, distribuidores, revendedores?

·         A estratégia de distribuição é estudada de modo a fazer com que o cliente encontre as maiores facilidades de tempo, transporte e meios de compra?

·         A empresa revisa periodicamente suas estratégias de distribuição e procura encontrar alternativas mais vantajosas para os clientes?

g) Qual é a situação atual da empresa ou organização no mercado? (muitas vezes será necessária a aplicação de pesquisa e realizar o benchmarking). Considerando as seguintes questões:

·         Qual é o conceito dos produtos da empresa junto aos clientes?

·         As vendas da empresa vêm crescendo satisfatoriamente? Se não, o que seria responsável por isso?

·         Quais foram os resultados brutos de vendas anuais dos últimos cinco anos (em reais e em unidades)? Tais resultados, o que indicam?

·         As vendas de cada um dos produtos vêm crescendo satisfatoriamente? Se não, o que seria responsável por isso?

·         Há alguns produtos que vêm sendo responsáveis por parcelas muito grandes dos resultados da empresa?

·         A relação entre custos de marketing e faturamento tem se mantido ou vem se alterando nos últimos anos? A alteração é positiva ou negativa? O que isto indica?

·         A empresa tem mantido sua parcela de mercado? Qualquer que seja a resposta, quais os dados que a demonstraram? Se ela não tem mantido sua parcela, por que isso ocorre?

·         As taxas de lucratividade de cada produto e da empresa como um todo vêm aumentando, ou pelo menos vêm se mantendo? Se não, o que as explica?

·         A empresa vem conseguindo manter sem dificuldade preços que julga justo? Se não, por quê?

·         Há algum indicador de que algum concorrente vem ganhando terreno em relação à sua empresa? Se sim, por que isso ocorre?

·         Qual é a posição da empresa em relação aos concorrentes?

h) A empresa exerce um efetivo controle sobre as operações financeiras de pagamento, recebimento e imobilizações? Considerando as seguintes questões:

·         A empresa controla rigorosamente as contas a pagar?

·         Elas estão registradas pela data de vencimento, de tal modo que a empresa obtenha descontos possíveis por pagamentos antecipados (se vantajosos) ou evite os juros sobre atrasos?

·         As contas a receber estão organizadas de modo que se possa tomar conhecimento imediato dos pagamentos recebidos e cobrar com rapidez os atrasados?

·         A empresa tem um controle das contas em atraso por data de vencimento e adota todas as medidas de cobrança possíveis?

·         A empresa controla os níveis de inventário de forma que se mantenham de acordo com os que se julga adequado?

·         Os pagamentos de impostos, taxas e encargos sociais são feitos em dia?

·         As imobilizações são estudadas com cuidado, procura-se analisar o retorno sobre investimento de cada uma?

·         As imobilizações são controladas de modo a se manterem no nível almejado pela empresa

i) Os demonstrativos de resultados mensais da empresa são claros, precisos, suficientemente detalhados a ponto de permitir uma análise do desempenho de cada área de responsabilidade por resultados (linha de produto, filial, loja, conforme o caso)? Eles possibilitam decisões sobre adoção de medidas corretivas ou adoção de estratégias ou políticas que se mostrem vantajosas? Considerando as seguintes questões:

·         A empresa emite demonstrativos de resultados logo após o fim de cada mês?

·         Tais demonstrativos permitem uma visualização precisa do desempenho de cada área?

·         Eles permitem a percepção de discrepâncias significativas em custos e receitas?

·         Eles são objetos, coerentes e ausentes de eventuais favoritismos a uma ou outra área em questões de custos?

·         São comparados ao orçamento previsto para o mês?

·         Permitem verificação de necessidade de medidas corretivas?

·         O nível de detalhes permite constatação, se necessário, de custos e receitas unitárias (se é possível)?

·         São analisados com a devida atenção e levam às ações gerenciais que se façam necessárias?

·         Para a análise dos demonstrativos são usados índices que se revelem válidos para a empresa (custo de promoção x volume de vendas, taxa de contribuição de cada área, etc.)?

j) Qual é a atual posição financeira de sua empresa? Considerando as seguintes questões:

A empresa tem algum grau de endividamento? Em caso afirmativo, este endividamento é passageiro ou tem perspectiva de persistir?

·         Se há endividamento, qual é a sua causa? A causa já desapareceu ou continuará provocando efeitos indesejáveis?

·         Qual é a posição do caixa da empresa? O índice de liquidez corrente é positivo?

·         Caso o caixa esteja em posição de insuficiência, ou excessivamente baixo para as operações, qual é o motivo? Tal motivo tende a persistir?

·         Os resultados da empresa têm encontrado os orçamentos? Qual é a variação entre os resultados reais e os orçados?

·         O volume de contas a receber da empresa guarda boa proporção em relação ao faturamento? Se não, por quê? A razão tende a persistir?

·         As contas a pagar da empresa estão em dia? Se não, por quê? As razões dos atrasos são passageiras ou tendem a persistir?

·         Em que percentagens se distribuem os custos variáveis, fixos, de vendas e administrativos no custo total dos produtos da empresa? As percentagens parecem razoáveis ou alguns dos itens de custo parecem elevados? Se sim, qual é a causa?

·         O número de credores em atraso significativo ou insolvente é considerável?

·         A empresa dispõe de reservas para situações adversas?

k) A empresa mantém suas máquinas e equipamentos, prédios, móveis e instalações sempre em boas condições? Considerando as seguintes questões:

·         A empresa está consciente de que é necessário manter móveis, prédios, máquinas e equipamentos, veículos e outros ativos sempre em boas condições?

·         A empresa investe suficientemente em manutenção preventiva?

·         Na observância de que algum equipamento, máquina ou veículo não está funcionando

·         dentro dos padrões, há um esforço imediato de manutenção?

Como Estruturar o Diagnóstico

A estruturação do diagnóstico está associada aos resultados obtidos a partir das atividades desenvolvidas pela empresa, detectados durante os trabalhos de auditoria operacional. Assim, oferecemos algumas dicas para formação da estruturação do diagnóstico a seguir.

1º) Ao aplicar cada pergunta de acordo com os trabalhos, questionários, entrevistas, entre as diversas técnicas de execução da auditoria operacional, realizar:

2º) De acordo com cada item investigado por área específica, detalhar a área e formalizar a interrogação, obtendo um sim ou um não. Na sequência, realizar comentário justificando a resposta alcançada:

Estas formas de estruturação sugeridas do diagnóstico devem ser elaboradas em cada etapa, de acordo com as atividades realizadas em cada área, departamento ou setor, com o objetivo de facilitar a leitura e a interpretação dos resultados obtidos durante os trabalhos de auditoria operacional realizados.

Todos os resultados obtidos de maneira empírica e sistemática irão fazer com que sejam identificados os pontos fracos e os pontos fortes da empresa ou organização, de cada setor, departamento ou área de atuação. Estes resultados irão facilitar o entendimento da real situação, para que a auditoria operacional possa fazer as sugestões para as devidas implementações de melhorias na continuidade do negócio, considerando os princípios da auditoria operacional já  apresentados, os três Es: eficiência, economicidade e eficácia.

Fonte: Obra – Auditoria Interna Operacional



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