Documentação da Auditoria Interna Operacional

O Auditor deve documentar, através de papéis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames realizados e que evidenciam ter sido a auditoria executada de acordo com as normas aplicáveis.

Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhes suficientes para propiciar o entendimento e o suporte da auditoria executada, compreendendo a documentação do planejamento, a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria, bem como o julgamento exercido pelo auditor e as conclusões alcançadas.

Os papéis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados de forma sistemática e racional.

Quando o Auditor se utilizar de análises, demonstrações ou quaisquer outros documentos fornecidos pela área auditada, deve certificar-se da sua exatidão.

Papéis de Trabalho

Conceito

Os Papéis de Trabalho de auditoria constituem um registro permanente do trabalho efetuado pelo auditor, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames. É com base nos Papéis de Trabalho que o auditor irá relatar suas opiniões, criticas e sugestões.

Objetivos dos Papéis de Trabalho

·       Auxiliar na execução de exames;

·        Evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas;

·         Servir de suporte aos relatórios;

·         Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a auditoria;

·         Fornecer um meio de revisão por Supervisores;

·         Determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar sobre a solidez das conclusões emitidas;

·         Considerar possíveis modificações nos procedimentos de auditoria adotados, bem como no programa de trabalho para o exame subseqüente.

O que devem conter os Papéis de Trabalho

Os papéis de Trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita dos papéis. Por isso, os Papéis de Trabalho devem ser completos quanto a:

·      Informações e fatos importantes;

·      Escopo do trabalho efetuado;

·      Fonte das informações obtidas;

·      Suas opiniões e conclusões.

Os Papéis de Trabalho devem ser preparados tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada.

Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo:

a)      Os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem distribuídos?

b)      Todas as informações contidas nos Papéis são importantes para a formação de uma opinião sobre a área?

c)      Todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do exame efetuado?

d)     Na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou do exame, foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento?

e)      Todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho?

f)       A omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma conseqüência a curto, médio ou longo prazo?

Divisão e arquivo dos Papéis de Trabalho

Arquivo Permanente

De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse para consulta sempre que se quiserem dados sobre o sistema, área ou unidade objeto da auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias.

Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente separada, para fins de registro.

Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de materiais geralmente nele incluído:

·         Pontos de “pré-auditoria” a liquidar;

·         Pontos de “pré-auditoria” liquidados;

·         Organograma da área;

·         Atas de reunião da diretoria;

·         Atas importantes de reunião dos dirigentes locais;

·         Memorando de procedimentos;

·         Modelos de impressos e registros importantes;

·         Fluxograma;

·         Manuais;

·         Dentre outros

Arquivos Correntes de Auditoria

Os arquivos correntes de Papéis de Trabalho contêm o programa de auditoria, o registro dos exames feitos e as conclusões resultantes do trabalho de auditoria. Juntamente com o arquivo Permanente, os Papéis de Trabalho Correntes devem constituir um registro claro e preciso do serviço executado. Com exceção de certos casos, não é prática usar modelos padronizados de Papéis de Trabalho, nem prescrever as informações que devem constar nos papéis.

Os Papéis de Trabalho devem ser delineados e elaborados de forma que apresentem detalhes importantes à atenção de quem os use ou examine. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos como resultado da elaboração insatisfatória de Papéis de Trabalho.

Os papéis devem ser organizados de forma que facilitem o confronto de dados relacionados entre si. Para tanto, a estrutura em que são enquadrados é, em linhas gerais, a seguinte:

a)            Folhas Índices

São papéis que apenas listam as várias áreas alvo dos exames de auditoria e a referência do papel de trabalho onde podem ser encontradas as evidencia dos exames e dos levantamentos executados.

b)           Folhas Mestras de Trabalho

Usualmente há uma folha mestra separada para cada área importante dos exames. Essas folhas mestras resumem as áreas individuais de exames e dão informações gerais. Por exemplo, a folha mestra para exame na área de trabalho pode indicar apenas os saldos contábeis por natureza de contas (movimento, arrecadação, pagamentos, etc.).

c)            Folhas Subsidiárias

Usualmente, há uma ou mais folhas de detalhe em apoio de cada mestra, na qual é registrado o trabalho de auditoria e documentam as informações obtidas. Essas folhas contêm o registro da análise e testes efetuados, e devem trazer a opinião do auditor quanto ao resultado alcançado. Subfolhas de detalhes devem ser preparadas quando necessárias para testes dos dados que comprovam as transações ou para efetuar outros trabalhos de auditoria necessários.

d)           Organização

Para arquivamento dos Papéis de Trabalho Correntes é aconselhável que as pastas individuais sejam de pequeno volume, de modo a facilitar o manuseio. Por conseguinte, os papéis devem ser distribuídos em tantas pastas quanto forem necessárias, dependendo do vulto do trabalho. A seqüência dos papéis, não obstante o número das pastas individuais deve ser relativamente uniforme para todos os trabalhos. Sugere-se a seguinte ordem lógica:

1. Relação de pontos de auditoria identificados;

2. Rascunho de Relatórios;

3. Registro das horas aplicadas (Controle das Horas);

4. Folhas de revisão do trabalho, com os pontos levantados a completar/ completados;

5. Folhas Índices;

6. Folhas Mestras;

7. Folhas Subsidiárias.

e)            Considerações Gerais

Cada Papel de Trabalho deve ter um cabeçalho mencionando o nome da área ou sistema, o tipo de exame objeto, a denominação do Papel de Trabalho e a data do exame. É colocado no canto superior direito da folha, o número do índice adequado. Se o papel consistir de mias de uma página, isto é indicado numerando-se cada página “1 de 3”, “2 de 3”, etc. Cada papel deve ser assinado e datado pelo auditor, de tal maneira que fique identificado o seu trabalho.

Os Seniores de auditoria assumem a responsabilidade pelos Papéis de Trabalho preparados pelos Assistentes sob sua orientação e devem indicar seu exame e aprovação do trabalho, apondo seu visto em cada papel.

Nitidez e exatidão são requisitos essências no preparo de todos os Papéis de Trabalho, visando que sejam facilmente examináveis e que proporcionem um registro claro do trabalho efetuado. É preferível usar espaços duplos em memorandos e usar várias folhas de papel, a aglomerar muitas informações em uma só folha. Folhas mestras e subsidiárias devem da mesma forma e preferivelmente, ser elaboradas usando-se espaço duplo; devem-se tomar cuidados para não escrever informações entre as linhas e nas margens. A fim de facilitar a reprodução fotográfica, não se devem fazer quaisquer anotações no verso dos Papéis de Trabalho, visto que podem ser omitidas no processo de reprodução.

Fonte: Curso Online – Auditoria Interna Operacional

Vídeos em destaque:

Cursos Online em destaque:

Confira outros vídeos em nosso canal no YouTube: Escola de Auditoria

2 comentários sobre “Documentação da Auditoria Interna Operacional

  1. A transparência deve ser a chave da boa relação auditoria-empresa.Diferenciar auditorias internas, externas, bem como cada finalidade, pode esclarecer muito as dúvidas e garantir a não omissão negligenciadas para uma abordagem profunda da realidade e assim encontrar soluções definitivas para a resolução de problemas, e melhorar o desempenho global.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *