Modelo de ato administrativo que regulamenta a operacionalização do sistema de controle interno de órgãos estaduais

Modelo de ato administrativo que regulamenta a operacionalização do sistema de controle interno de órgãos estaduais

(Autarquias – fundações – empresas estatais – Tribunais de Contas – Tribunais de Justiça – Ministerios Públicos – Defensorias Públicas

ATO ADMINISTRATIVO Nº …….

ESTABELECE AS NORMAS GERAIS SOBRE A IMPLEMENTAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO(A)I …., NOS TERMOS DA ….., OBSERVANDO O DISPOSTO NO REGIMENTO INTERNO DA ….

O ……… do Estado de ……….., no uso de suas atribuições legais e regimentais e;

Considerando o disposto nos arts. 70 e 74 da Constituição Federal, nos arts …. e … da Constituição do Estado de …….., no art. 59 da Lei Complementar (federal) nº 101/2000, no art…. da Lei Complementar (estadual) nº ……..;

Considerando a necessidade de dotar o(a) ……….. de controles preventivos e descentralizados, que assegurem o cumprimento da lei, a proteção do patrimônio e a eficiência de suas operações.

Considerando as crescentes inovações e aprimoramentos na área do controle interno, como vem ocorrendo no âmbito dos demais Poderes.

Considerando a necessidade das atividades de controle interno do …………. serem implementadas e operacionalizadas de forma sistêmica, objetivando uma maior amplitudo dos controles,

RESOLVE:

Art. 1º Implementar e regulamentar o funcionamento do Sistema de Controle Interno do(a) ……. do Estado de …..o, visando assegurar a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade na gestão dos recursos, a proteção do patrimônio e a avaliação dos resultados obtidos pela Administração, nos termos da lei.

Art. 2º O Controle Interno do ….. do Estado de ……compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados para salvaguardar os ativos, desenvolver a eficiência nas operações, avaliar o cumprimento dos programas, objetivos, metas, orçamentos e das políticas administrativas, bem como verificar a exatidão, a fidelidade das informações, assegurando a legalidade, legitimidade, transparência e efetividade dos gastos públicos.

Art. 3º Entende-se por Sistema de Controle Interno do…..do Estado de …… o conjunto de procedimentos de controle estruturados por sistemas administrativos e especificados em instruções normativas, executados no dia-a-dia em todas as unidades da estrutura organizacional, compreendendo particularmente:

I  – o controle exercido diretamente pelos diversos níveis de gestão, objetivando o cumprimento das diretrizes, metas e orçamentos, a observância da legislação e normas que orientam as atividades da unidade, e a busca da eficiência operacional;

II – o controle sobre o uso e guarda dos bens pertencentes ao ……do Estado de …..;

III – o controle orçamentário e financeiro, efetuado pelas unidades competentes;

IV – o controle exercido pela Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI (ou denominação da unidade já existente) destinado a avaliar a eficiência e eficácia do Sistema de Controle Interno do …….do Estado de …..

Art. 4° O funcionamento do Sistema de Controle Interno do …..do Estado de ,,,,,,, abrangendo todas as suas unidades, se sujeita ao disposto na Resolução nº ……., do Tribunal de Contas do Estado (se houver),  na legislação e normas regulamentares aplicáveis à Administração Pública, no conjunto de instruções normativas que compõem o Manual de Rotinas Internas com Procedimentos de Controle do …., e nas regras constantes deste documento.

§ 1°. As atividades de controle interno abrangem todas as unidades integrantes da (especificar conform estrutura do Poder ou órgão) e qualquer entidade que venha a perceber ou arrecadar recursos em nome do ….do Estado de …………

§ 2º. Na elaboração e manutenção do Manual de Procedimentos de Controle do …..será considerada a legislação vigente, as normas regulamentares, externas e internas, aplicáveis ao ……, e as rotinas especificadas no Manual de Procedimentos …. (caso houver).

§ 3º. O Manual de Procedimentos de Controle será disponibilizado a todos os servidores em meio físico e/ou com recursos da tecnologia da informação.

Art. 5º Para a operacionalização do Sistema de Controle Interno do ….. do Estado  de ….., as atividades desenvolvidas ao longo da estrutura organizacional serão identificadas na forma de sistemas administrativos.

Parágrafo único. Entende-se por sistema administrativo um conjunto de atividades afins, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação e acompanhamento do respectivo órgão central, com o objetivo de cumprir as respectivas finalidades.

Art. 6º. São agentes do Sistema de Controle Interno – SCI:

I – O órgão central do SCI: a Unidade de Coordenação de Controle Interno – UCCI (ou outra, se já existente);

II – As unidades executoras do SCI: unidades integrantes de estrutura organizacional do ….o;

III – Os representantes setoriais do SCI: titular da unidade executora ou servidor por ele indicado;

IV – Os órgãos centrais de sistemas administrativos: unidade que responde pelo gerenciamento das atividades afetas ao sistema administrativo;

V – As unidades executoras de sistemas administrativos: unidade que se sujeita às instruções normativas relativas ao sistema administrativo.

Parágrafo Único: para fins de cadastramento, os órgãos centrais de sistemas administrativos deverão informar à UCCI, no prazo de ….(…….) dias da publicação deste Ato, o nome do respectivo representante setorial do Sistema de Controle Interno e de seu eventual substituto.

Art. 7º Na qualidade de órgão central do Sistema, a Unidade de Coordenação do Controle Inerno (ou outra jpa existente), para o exercício de suas competências institucionais, e respeitadas as disposições do art…., da Lei Complementar (estadual) nº ….., tem, além das estabelecidas no art….. do Regimento Interno do ….., as seguintes atribuições:

I – coordenar as atividades relacionadas com o Sistema de Controle Interno do……, promover a sua integração operacional e orientar os órgãos centrais de sistemas administrativos para a elaboração, expedição e manutenção das instruções normativas sobre procedimentos de controle, de forma a assegurar a probidade na aplicação dos recursos públicos;

II – medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados pelas unidades executoras do SCI, por meio de atividades consignadas num Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI, com utilização de metodologia própria e expedição de relatórios contendo recomendações para o aprimoramento dos controles;

III – elaborar e manter o Manual de Auditoria Interna, especificando os procedimentos e metodologia de trabalho a ser observada pela UCCI, incluindo o “código de ética” para o exercício da atividade de auditoria interna;

IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional, supervisionando e auxiliando as unidades executoras no relacionamento com o Tribunal de Contas do Estado quanto ao encaminhamento de documentos e informações, atendimento às equipes técnicas, recebimento de diligências, elaboração de respostas, tramitação dos processos e apresentação dos recursos;

V – orientar a administração nos aspectos relacionados com o controle interno e externo, inclusive sobre a forma de prestar contas e quanto à legalidade dos atos de gestão;

VI – quando solicitado, interpretar e pronunciar-se sobre a legislação e normas concernentes a orçamento, contabilidade e finanças públicas;

VII – exercer o acompanhamento sobre a execução das diretrizes, objetivos e metas previstas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias, afetas ao ……, bem como, sobre a execução orçamentária, examinando a conformidade com os limites e destinações estabelecidos;

VIII – exercer o acompanhamento sobre a observância dos limites e demais determinações contidas na Constituição Federal, na Constituição Estadual e na Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal);

IX – aferir a destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as restrições constitucionais e as da Lei de Responsabilidade Fiscal;

X – acompanhar a divulgação dos instrumentos de transparência da gestão fiscal nos termos da Lei de Responsabilidade Fiscal, em especial quanto ao Relatório Resumido da Execução Orçamentária e ao Relatório de Gestão Fiscal, aferindo a consistência das informações constantes de tais documentos;

XI – participar do processo de planejamento e acompanhar a elaboração do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Lei Orçamentária Anual, no que tange ao ……;

XII – examinar, por amostragem ou quando solicitado pelo ….., a regularidade e legalidade dos processos licitatórios, sua dispensa ou inexigibilidade, dos contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres, bem como dos demais atos administrativos de que resulte a criação e/ou extinção de direitos e obrigações ao ….;

XIII – propor a melhoria ou implantação de sistemas apoiados em tecnologia da informação, com o objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o nível das informações;

XIV – instituir e manter sistema de informações para o exercício das atividades finalísticas do Sistema de Controle Interno;

XV – alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que instaure procedimento, sob pena de responsabilidade solidária, visando apurar atos ou fatos inquinados de ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, praticados por agentes públicos, bem como na hipótese de não serem prestadas as contas ou, ainda, quando ocorrer desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores públicos;

XVI – representar ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de responsabilidade solidária, sobre as irregularidades e ilegalidades que evidenciem danos ou prejuízos ao erário, não reparados integralmente por meio das medidas adotadas pela Administração;

XVII – revisar e emitir parecer sobre os processos de Tomada de Contas Especiais instauradas pelo …., observando as normas do Tribunal de Contas do Estado, acerca da instrução do processo;

XVIII – examinar e emitir parecer sobre as contas anuais prestadas pelo ………;

XIX – fiscalizar o cumprimento dos limites e condições para e inscrição em Restos a Pagar;

XX – fiscalizar, quando for o caso, o cumprimento das medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite, nos termos dos Artigos. 22 e 23, da Lei de Responsabilidade Fiscal;

XXI – desenvolver as ações, de competência do ……, inerentes ao Sistema Integrado de Controle Interno do Estado de ….., previstas no  art…., da Lei Complementar nº ……

Art. 8º Às unidades integrantes da estrutura organizacional do ….., no que tange ao Sistema de Controle Interno, do qual são consideradas unidades executoras, por seus gestores e servidores compete:

I – exercer os controles estabelecidos nas instruções normativas dos diversos sistemas administrativos afetos a sua área de atuação, no que tange às atividades específicas ou auxiliares, objetivando a observância da legislação, a salvaguarda do patrimônio e a busca da eficiência operacional;

II – exercer o controle, em seu nível de competência, sobre o cumprimento dos objetivos e metas inerentes ao ….., definidas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias, bem como sobre a execução do Orçamento Anual e do Cronograma de Execução Mensal de Desembolso;

III – exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes ao ….., colocados à disposição de qualquer pessoa física ou unidade que os utilize no exercício de suas funções institucionais;

IV – exercer o controle sobre a execução dos contratos, convênios e instrumentos congêneres, afetos a sua unidade.

V – comunicar ao nível hierárquico superior e à UCCI, para as providencias necessárias e sob pena de responsabilidade solidária, o conhecimento da ocorrência de atos ilegais, ilegítimos, irregulares ou antieconômicos de que resultem, ou não, dano ao erário;

VI – propor à UCCI e, quando for o caso, ao órgão central do respectivo sistema administrativo, a atualização ou a adequação das instruções normativas;

VII – apoiar os trabalhos de auditoria interna, facilitando o acesso a documentos e informações.

Art. 9º. Os sistemas administrativos do …., a que se referem o art. 5º e respectivas unidades que atuarão como órgão central de cada sistema são assim definidos (adaptar conforme a estrutura e conveniência do Órgao):

Sistema Administrativo Órgão Central
SCI – Sistema de Controle Interno UCCI (ou equivalente)
SCL – Sistema de Compras e Licitações Departamento de Compras e Licitações
SCC – Sistema de Contratos Departamento de Contratos
SPL – Sistema de Planejamento e Orçamento Assessoria de Planejamento da Gestão
SCS – Sistema de Comunicação Social Assessoria de Comunicação Social
SJU – Sistema Jurídico Assessoria Jurídica
SFI – Sistema Financeiro Departamento de Finanças
SCV – Sistema de Convênios Departamento de Finanças
SCO – Sistema de Contabilidade Departamento de Contabilidade
SGP – Sistema de Gestão de Pessoas Departamento de Gestão de Pessoas
SPA – Sistema de Controle Patrimonial Departamento de Patrimônio
SSG – Sistema de Serviços Gerais Departamento de Serviços Gerais
STI – Sistema de Tecnologia da Informação Departamento de Tecnologia da Informação
STR – Sistema de Transportes Departamento de Controle da Frota
SPO – Sistema de Projetos e Obras Públicas Depargamento de Projetos e Obras
Definir e inserir os demais sistemas adminstrativos específicos do Poder ou Órgão, inclusevd relativos às suas atividades finalísticas.

Parágrafo único.  Diante de eventuais necessidades de aprimoramento do Sistema de Controle Interno, outros sistemas administrativos, além dos indicados neste instrumento, poderão ser sugeridos pela Unidade de Cordenação do Controle Interno, criados por Ato do ……… e normatizados pelos respectivos órgãos centrais.

Art. 10 Até as datas a serem fixadas no Plano de Ação para a Implementação do SCI, os órgãos centrais dos sistemas administrativos deverão submeter à apreciação da UCCI as primeiras instruções normativas relativas aos procedimentos de controle a serem observados em cada sistema administrativo; as quais deverão ser elaboradas conforme a Instrução Normativa SCI nº 01/20XX, que orientará o desenvolvimento das demais instruções normativas.

§ 1°. Recebidas as instruções normativas, a UCCI as encaminhará à aprovação do …..no prazo subsequente de 30 (trinta) dias.

§ 2º. Os prazos a serem estabelecidos para a elaboração das primeiras instruções normativas não eximem as unidades da execução de suas atividades normais, nos prazos fixados na legislação e normas vigentes.

Art. 11 As instruções normativas deverão extrapolar as rotinas do órgão central do sistema administrativo, e indicar as responsabilidades e procedimentos a serem adotados em todas as unidades envolvidas no assunto objeto da normatização.

§ 1°. Na elaboração das instruções normativas serão considerados, além dos aspectos especificados no § 2°, do art. 4°, os macrofluxos, fluxogramas, procedimentos operacionais padrão (POP) ou instrumentos equivalentes, já desenvolvidos no âmbito do ……., após devidamente revisados e atualizados.

§ 2°. Além da especificação dos procedimentos de controle, com a identificação da unidade responsável, deverão, quando aplicável, ser descritas as medidas a serem adotadas pela unidade no tocante às desconformidades em relação ao que estiver estabelecido na instrução normativa, ou na legislação, identificadas no decorrer do processo.

§ 3º. Na definição dos procedimentos de controle, deverão ser priorizados os controles a serem executados concomitantemente aos atos controlados, destinados a evitar a ocorrência de erros, desperdícios, irregularidades ou ilegalidades, sem prejuízo de controles corretivos, exercidos após a ação.

Art. 12. O representante setorial a que se refere o inciso III do art. 6º, tem como missão dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu âmbito de atuação e serve de elo entre a unidade executora do SCI e a Unidade de Coordenação do Controle Interno, tendo como principais atribuições:

I – prestar apoio na identificação dos “pontos de controle” inerentes ao sistema administrativo ao qual a sua unidade atua como órgão central, assim como no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle;

II – coordenar o processo de desenvolvimento, implementação ou atualização das instruções normativas, às quais a unidade em que está vinculado atue como órgão central de qualquer sistema administrativo;

III – exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância das instruções normativas a que a sua unidade está sujeita e propor o seu constante aprimoramento;

IV – encaminhar à UCCI, na forma documental, as situações de irregularidades ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denúncias ou outros meios, juntamente com indícios de provas;

V – orientar providências para as questões relacionadas ao Tribunal de Contas do Estado, afetas à sua unidade;

VI – prover o atendimento às solicitações de informações e de providências, encaminhadas pela UCCI, inclusive quanto à obtenção e encaminhamento das respostas da unidade sobre as constatações e recomendações apresentadas nos relatórios de auditoria interna;

VII – reportar ao superior hierárquico, com cópia para a UCCI, as situações de ausência de providências para a apuração e/ou regularização de desconformidades.

Art. 13. As atividades de auditoria interna  terão como enfoque principal a avaliação da eficiência e eficácia dos procedimentos de controle adotados nos diversos sistemas administrativos, pelos seus órgãos central e unidades executoras, cujos resultados serão consignados em relatório contendo recomendações para o aprimoramento de tais controles.

§ 1º. Para este fim, o Manual de Auditoria Interna, a ser elaborado e mantido pela UCCI, deverá especificar os procedimentos e metodologia de trabalho a ser observada, e será submetido à aprovação do ….; documento que deverá tomar como orientação as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna, que incluem o respectivo código de ética da profissão, adotadas no Brasil por intermédio do Instituto dos Auditores Internos do Brasil (IIA Brasil).

§ 2º. Para a elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI, a que se refere o inciso II, do art. 7º, poderão ser obtidos subsídios junto à Administração do ….. e às unidades executoras do Sistema de Controle Interno, objetivando maior eficácia da atividade de auditoria interna.

§ 3º. Para a realização de trabalhos de auditoria interna em áreas, programas ou situações específicas, cuja complexidade ou especialização assim justifiquem, a UCCI poderá requerer ao ……..a colaboração técnica de servidores do …………., ou a contratação de terceiros.

§ 4º. O encaminhamento dos relatórios de auditoria às unidades executoras do Sistema de Controle Interno será efetuado por intermédio do ………., ao qual, no prazo por ele estabelecido, também deverão ser informadas, pelas unidades que foram auditadas, as providencias adotadas em relação às constatações e recomendações apresentadas pela Unidade de Coordenação do Controle Interno.

Art. 14. Amparado pelo art. …, da Constituição Estadual, qualquer servidor do …. é parte legítima para denunciar a existência de irregularidades ou ilegalidades.

§ 1º. Quando as denúncias não forem efetuadas por meio dos serviços de Ouvidoria, poderão ser feitas diretamente à Unidade de Coordenação do Controle Interno, ou por intermédio dos representantes das unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sempre por escrito e com clara identificação do denunciante, da situação constatada e da(s) pessoa(s) ou unidade(s) envolvida(s), anexando ainda, indícios de comprovação dos fatos denunciados.

§ 2º. É de responsabilidade da UCCI acolher ou não a denuncia, ficando ao seu critério efetuar averiguações para confirmar a existência da situação apontada pelo denunciante.       

Art. 15 Se em decorrência dos trabalhos de auditoria interna, de outros trabalhos ou averiguações executadas pela Unidade de Coordenação do Controle Interno ou, ainda, em função de denúncias encaminhadas à UCCI, diretamente ou por meio dos representantes das unidades executoras, forem constatadas irregularidades ou ilegalidades, a esta caberá informar formalmente ao ….sobre as providencias a serem adotadas.

Parágrafo único. Sempre que, em função de irregularidades ou ilegalidades, for constatado dano ao erário, caberá à UCCI comunicar ao ……. quanto à necessidade de instauração do processo de tomada de contas especial, o que deverá ocorrer também nas demais situações em que este procedimento for aplicável.  

Art. 16. Constituem-se em garantias e prerrogativas do titular da Unidade de Coordenação do Controle Interno e dos integrantes da sua equipe técnica:

I – independência profissional para o desempenho das suas atividades junto às unidades do…..;

II – acesso a documentos ou informações indispensáveis ao exercício das atividades de controle interno.

Art. 17. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser negado aos integrantes da UCCI, no exercício das suas atribuições, sob pena de responsabilidade administrativa de quem lhe der causa ou motivo.

Art. 18. O servidor que exercer funções na Unidade de Coordenação do Controle Interno deverá guardar sigilo sobre dados e informações obtidas em decorrência do exercício de suas atribuições; utilizando-os exclusivamente para elaboração de relatórios e pareceres destinados, conforme o caso, ao titular da UCCI e/ou ao responsável pela unidade administrativa na qual se procederam às constatações, e/ou ao ……

Art. 19. Caberá à Unidade de Coordenação do Controle Interno prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste(a)……

Fonte: Guia para a Implementação do Sistema de Controle Interno na Administração Púbica./ José Osvaldo Glock./ Curitiba: Juruá.2013




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