Modelo de instrução normativa para atividades de auditoria interna – Regras gerais

CAPÍTULO II – REGRAS GERAIS

1 – O produto do trabalho de auditoria interna deve ser traduzido em relatório contendo recomendações para o aprimoramento dos controles internos. Quando for o caso, conterá também as orientações à Administração quanto às medidas a serem adotadas, nos casos de constatação de inobservância às normas e à legislação vigente, ou ainda, diante da constatação de irregularidades que se constituam ou não em prejuízo ao erário.

2 – É premissa básica que os serviços sejam desenvolvidos através de padrões e metodologia que assegurem que as constatações sejam calçadas em evidências.

3 – No desempenho dessa função, os técnicos lotados na UCCI passam a atuar como auditores internos e, assim, devem ser dotados de formação, conhecimento, recursos, metodologia e técnicas de trabalho que lhe permitam identificar as áreas cujos controles não sejam adequados ou observados.

4 – As atividades de auditoria interna devem ser desenvolvidas de forma planejada e com observância das orientações constantes de Manual de Auditoria Interna, a ser desenvolvido e mantido pela UCCI, no qual conste a metodologia de trabalho, respeitadas as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna, que inclui o código de ética da profissão.

5 – O Manual de Auditoria Interna, dentre outros assuntos, deverá conter:

  • as políticas da Unidade de Coordenação do Controle Interno quanto às atividades de auditoria interna;
  • os conceitos inerentes à atividade;
  • os objetivos e alcance das atividades de auditoria interna;
  • descrição sucinta das responsabilidades e do perfil necessário dos ocupantes de cargos na UCCI, quando no exercício de atividades de auditoria interna;
  • orientações para a elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI, quanto aos critérios e procedimentos a serem adotados;
  • referência às Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna, que passam a compor anexo ao Manual, em especial quanto ao código de ética profissional;
  • instruções sobre técnicas de auditoria, metodologia de trabalho, documentação dos trabalhos, avaliação dos controles internos, relatórios de auditoria e acompanhamento das providencias adotadas.

6 – Os técnicos responsáveis pelos trabalhos de auditoria interna devem possuir comportamento ético e atuar com independência, imparcialidade, objetividade e soberania na aplicação de técnicas, cabendo-lhes ainda:

  • possuir conhecimento específico de sua especialidade e apresentar a capacidade e a instrução necessárias à realização de suas tarefas;
  • ter habilidade no trato com as pessoas e comunicar-se de maneira eficaz;
  • aprimorar sua capacidade técnica através de educação contínua;
  • demonstrar cautela e zelo profissional no desempenho de suas incumbências.

CAPÍTULO III – DO PLANEJAMENTO ANUAL DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

1 – O planejamento anual deve ser traduzido no documento denominado Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI, a que se refere o § xº, do art. xº, do Decreto nº xxx/xx, o qual será de uso reservado da Unidade de Coordenação do Controle Interno.

2 – É assegurada ao titular da UCCI a total autonomia para a definição do Plano Anual de Auditoria Interna, a quem cabe obter subsídios junto ao Prefeito e, à seu critério, junto aos demais órgãos de assessoria da Administração e aos secretários municipais.

2.1 – Para a definição dos projetos de auditoria, deverão ser considerados os critérios de priorização estabelecidos no Manual de Auditoria Interna.

3 – O PAAI deve ser submetido à aprovação do Prefeito Municipal, caracterizando a sua anuência para a execução dos trabalhos.

4 – A programação anual deve ser apresentada na forma de cronograma de trabalho, no qual serão especificados os projetos de auditoria, identificando quais os trabalhos a serem desenvolvidos e indicando, ao menos: o segmento da atividade (tipo de auditoria); o sistema administrativo a que se refere o trabalho (no caso das auditorias regulares) – os macro-objetivos da auditoria – o período de realização e a carga horária prevista.

5 – No caso das auditorias regulares, na identificação dos projetos de auditoria serão utilizadas as mesmas siglas constantes da nomenclatura dos sistemas administrativos, com a supressão da letra “S”, como por exemplo:

PO – Planejamento e Orçamento

FI    – Financeiro

CO – Contabilidade

TR – Transportes

CL  – Compras e Licitações

RH  – Recursos Humanos.

6 – O PAAI deve contemplar uma reserva de horas/homem, compatível com a provável demanda, destinada à realização das auditorias relacionadas aos demais segmentos (específicas – especiais – nas contas municipais), não contempladas nos projetos de auditorias regulares, além de outros trabalhos eventuais de auditoria interna que possam se tornar necessários ao longo do exercício

CAPÍTULO IV – DA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA

1 – Os trabalhos serão executados mediante um (predominante) ou mais dos enfoques de atuação, conforme conceituados no item III, desta Instrução Normativa: contábil – operacional – de gestão – em tecnologia da informação, e com estrita observância à metodologia de trabalho estabelecida no Manual de Auditoria Interna.

2 –    As auditorias a serem realizadas em unidades da Administração Direta devem ser iniciadas através de uma reunião com o Prefeito e secretário(s) da(s) área(s) a ser(em) abrangida(s) pelo projeto de auditoria (que consta do PAAI), quando será dado a conhecer os objetivos preliminares do trabalho e, se for o caso, serão obtidos subsídios para orientar o planejamento da auditoria.

2.1 – Nessa oportunidade serão equacionadas as questões operacionais para a realização dos trabalhos, com a definição da unidade e do local (físico) onde a equipe de auditoria ficará instalada, das pessoas autorizadas para o fornecimento de documentos e informações, etc.

2.2 – Nas auditorias a serem realizadas em unidades da Administração Indireta, a reunião inicial será efetuada com o gestor da unidade.

2.3 – Nos casos de auditorias especiais, essa reunião, a critério do titular da Unidade de Coordenação do Controle Interno, poderá ser dispensada.

3 – Os trabalhos serão precedidos de uma fase de familiarização com o assunto ou área a ser examinada, quando serão identificados os aspectos indispensáveis a serem considerados na auditoria.

3.1 – Esta fase inclui entrevistas, identificação e análise da legislação pertinente, e de eventuais denuncias que tenham ocorrido sobre o assunto, assim como, a identificação dos quantitativos relacionados com a matéria, gerando um “Sumário de Volumes”.

3.2 – Nesta etapa deve-se analisar toda a legislação aplicável à atividade ou segmento a ser auditado, sendo fundamental conhecer, previamente, o tratamento dispensado pelo Tribunal de Contas do Estado a respeito do assunto objeto do exame.

4 – Como decorrência da fase a que se refere o item anterior, os objetivos preliminares poderão ser re-definidos e/ou melhor especificados, considerando sempre a verificação sobre a possibilidade de realização, em função das horas de trabalho pré-estabelecidas para o projeto de auditoria.

5 – Os exames serão desenvolvidos com base nos programas de auditoria, elaborados pelo coordenador do projeto, nos quais constarão os critérios para a seleção de transações a serem examinadas, os limites de amostragem, etc.

6 – Sempre que possível devem ser utilizados os recursos da tecnologia da informação como suporte ao exame das transações, mediante acesso ao conteúdo das bases de dados e demais arquivos dos sistemas informatizados, buscando-se conhecer o número de ocorrências e o montante dos valores envolvidos, assim como, a otimização da seleção da amostragem para exame documental.

6.1 – As liberações, aos auditores, do acesso lógico às rotinas dos sistemas informatizados, devem se restringir à visualização e recuperação de dados, sem a possibilidade de alterações nos conteúdos das bases de dados.

7 – Deve-se priorizar o desenvolvimento dos trabalhos nas instalações da(s) unidade(s) que detém os documentos e registros relacionados ao objeto da auditoria, evitando-se o deslocamento de documentos originais para as instalações da UCCI ou outros locais.

7.1 – Somente devem ser obtidas cópias xérox de documentos quando contiverem evidencias de situações que irão se constituir em ponto de auditoria.

7.2 – É da responsabilidade da equipe de auditoria a guarda e preservação dos documentos que lhes forem disponibilizados para a realização dos trabalhos.

7.3 – Quando do encerramento dos trabalhos de campo, mesmo que referentes a determinada etapa, a documentação deve ser devolvida em mãos, mediante recibo, ao mesmo servidor que as disponibilizou.

8 – Nenhum processo, relatório, documento ou informação pode ser sonegado à equipe de auditoria. Ocorrendo esta situação, cabe ao coordenador dos trabalhos  comunicar o fato ao superior hierárquico do servidor que criou o obstáculo e, permanecendo o impasse, a comunicação deve ocorrer ao titular da Unidade de Coordenação do Controle Interno.

8.1 – Se, após a interferência do titular da UCCI, a questão não for resolvida, o assunto deve ser levado, por este, ao conhecimento do Prefeito Municipal, para as devidas providencias.

9 – Todas as constatações que irão compor o relatório de auditoria deverão estar especificadas em papéis de trabalho e respaldadas em evidências sobre a ocorrência ou situação apontada, seja de forma documental ou, conforme o caso, mediante comentário detalhado do auditor sobre a situação constatada.

10 – As solicitações de liberação de servidores municipais para compor equipes de projeto de auditoria em situações específicas, cuja complexidade ou especialização assim justifiquem, ou para a contratação de serviços de terceiros, deverão ser formalizadas, por parte UCCI, ao Prefeito Municipal com a devida antecedência e justificativas.

10.1 – É da responsabilidade da UCCI dar a conhecer aos técnicos alocados a projetos de auditoria, do conteúdo do Manual de Auditoria Interna e seus anexos, em especial o Código de Ética do Auditor Interno.

11 – As auditorias especiais, destinadas a confirmar situações apontadas através de denúncias ou comunicações de irregularidades, somente serão desencadeadas se estas forem encaminhadas à UCCI com estrita observância aos termos da Instrução Normativa nº SCI-0x.

CAPÍTULO V – DOS RELATÓRIOS DE AUDITORIA

1 – Os relatórios de auditoria deverão ser redigidos de forma impessoal, clara e objetiva, de forma a permitir a exata compreensão da situação constatada, mencionando, quando possível, as possíveis conseqüências ou riscos a que se sujeita a Prefeitura ou unidade auditada, no caso de não serem adotadas as providências recomendadas.

2 – Deverão possuir, para cada “ponto de auditoria”, o seguinte conteúdo mínimo: um título que passe uma idéia do assunto, problema, ou constatação – uma síntese do exame efetuado, dando uma idéia da extensão – as situações encontradas, ou as constatações de irregularidades, com a citação de exemplos, e as recomendações correspondentes.

3 – Antes da redação final e do encaminhamento, o relatório será discutido com o(s) titular(es) da(s) unidade(s) envolvida(s) com os exames efetuados.

3.1 – A discussão da minuta do relatório visa:

a) possibilitar às unidades a apresentação de esclarecimentos e/ou comprovações que possam ensejar a revisão dos apontamentos;

b) ponderar sobre a viabilidade da implementação das recomendações a serem inseridas no relatório.

3.2 – A critério do titular da Unidade de Coordenação do Controle Interno, a discussão do relatório poderá ser dispensada nos casos das auditorias especiais e auditorias específicas, assim como, nos casos de constatações decorrentes de auditorias regulares, que indiquem indícios de irregularidades, as quais ensejarão a adoção de providências por parte da Administração.

4 – Os relatórios de auditoria têm caráter reservado e assim devem ser identificados, cabendo ao Prefeito Municipal o seu encaminhamento para as ações cabíveis e, se for o caso, a sua distribuição em nível interno ou externo, ficando liberados para consulta por parte dos técnicos do Tribunal de Contas do Estado, nos casos de auditoria “in loco”.

5 – O encaminhamento oficial do relatório à(s) unidades(s) auditada(s) será efetuado mediante despacho do Prefeito Municipal ao(s) respectivo(s) gestor(es) (secretário municipal, gestor de fundos, diretor de autarquia ou  fundação) imputando-lhe(s) prazo para a tomada de providências atinentes às recomendações emanadas do processo de auditoria.

6 – A informação, por parte das unidades auditadas, sobre as providencias adotadas, serão encaminhadas através de correspondência interna dirigida ao Prefeito Municipal, para posterior remessa à UCCI.

7 – Cabe à UCCI manter registro das providencias adotadas pelas unidades, em relação às recomendações constantes dos relatórios de auditoria, e controle das respostas apresentadas, devendo comunicar as pendências ao Prefeito Municipal para as devidas providencias.

8 – Independentemente das informações apresentadas pelas unidades, em relação às providencias adotadas, estas estarão sujeitas a verificação posterior por parte da UCCI, quando da realização de novos trabalhos de auditoria, mediante o processo denominado follow-up das recomendações.

VII – DISPOSIÇÕES FINAIS

1 – Todas as unidades da estrutura organizacional, nas administrações direta e indireta, além das autarquias, e entidades e pessoas beneficiadas com recursos públicos do Município, ficam sujeitas às regras estabelecidas nesta Instrução Normativa, no que tange à facilitação dos trabalhos de auditoria e às providencias a serem adotadas, em decorrência dos trabalhos.

2 – Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI, à qual lhe fica reservado o direito de divulgar ou não aspectos específicos das atividades de sua competência.

4 – Esta Instrução Normativa entre em vigor a partir da data de sua publicação.

Local,    de     de 20xx.

Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI

(Observação: por interferir em interesse de terceiros, esta instrução normativa deve ser aprovada por decreto)

NA VERSÃO VIRTUAL:

Aprovada em: 99/99/99

Por:                 Titular da UCCI

Decreto nº  9999/99, de 99/99/99

Fonte: Guia para a Implementação do Sistema de Controle Interno na Administração Púbica./ José Osvaldo Glock./ Curitiba: Juruá.2013




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