Modelo de instrução normativa para atividades de auditoria interna

ESTADO DE ……………

PREFEITURA MUNICIPAL DE …

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI – 0x/20xx

Versão: 01

Aprovação em: 00/00/0x

Ato de aprovação: Decreto nº           , de 00/00/xx

Unidade Responsável: Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI (ou equivalente).

I   –  FINALIDADE

Estabelecer e divulgar os enfoques de atuação, e orientar procedimentos para a realização de auditorias internas nas administrações direta e indireta, assim como, nas autarquias, e entidades ou pessoas beneficiadas com recursos públicos do Município de . . ..

II  –  ABRANGÊNCIA

Abrange a Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI (ou equivalente), como unidade executora das atividades de auditoria interna, e todas as unidades da estrutura organizacional, nas administrações direta e indireta, que são sujeitas às auditorias internas, além das autarquias, e entidades e pessoas beneficiadas com recursos públicos do Município.

III – CONCEITOS

  1. 1. Auditoria Interna

Procedimento de avaliação independente do funcionamento do Sistema de Controle Interno do Ministério Público, com o fim de medir e avaliar a sua eficiência e efetividade. É um elemento de controle que mede e avalia os demais controles, caracterizando-se mais como uma ação preventiva do que fiscalizadora.

Inclui a análise e verificação, junto às unidades e entidades abrangidas pelas atividades de auditoria interna, dos atos e registros contábeis, orçamentários, financeiros, operacionais e patrimoniais, baseada nos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia.

2. Auditoria Contábil

Trabalho de auditoria interna, desenvolvido a partir dos registros e demonstrativos contábeis, com o fim principal de aferir a regularidade e efetividade das operações neles representadas. Visa, também, validar a fidedignidade dos registros e dos demonstrativos contábeis, à luz da legislação, princípios e normas aplicáveis.

3. Auditoria Operacional

Trabalho de auditoria interna voltado a medir a efetividade na observância das rotinas internas e procedimentos de controle estabelecidos através das diversas instruções normativas.

4. Auditoria de Gestão

Trabalho de auditoria voltado a medir a eficiência da gestão, tomando como base os indicadores obtidos através dos macrocontroles estabelecidos para cada sistema administrativo, do acompanhamento das ações estabelecidas no Plano Plurianual, de informações do sistema de controle de custos e outros indicadores.

5. Auditoria em Tecnologia da Informação

Trabalho de auditoria voltado a aferir a confiabilidade dos sistemas informatizados e a segurança dos dados e informações. Não se confunde com a utilização desses recursos como suporte às auditorias desenvolvidas sob os outros enfoques.

6. Amostragem

Processo pelo qual se obtêm informações sobre o todo, e seleciona-se apenas uma parte dos documentos, cadastro ou transações a serem examinadas. O método de amostragem é aplicado como forma de viabilizar a realização de ações de auditoria em situações nas quais o objeto da ação se apresenta em grandes quantidades ou se distribui de maneira pulverizada.

7. Escopo do Trabalho

Abrangência do trabalho, com indicação genérica do assunto e áreas envolvidas, de forma a identificar a profundidade e amplitude do trabalho de auditoria, necessário para alcançar o seu objetivo.

8. Evidências

Constatações passíveis de comprovação, ocorridas durante a realização do trabalho, que dão sustentação ao ponto de auditoria, respaldando os comentários e recomendações a serem inseridas no relatório.

9. Follow up das Recomendações

Verificação efetuada pela equipe da Auditoria de Controle Interno, com o objetivo de aferir a efetiva implementação das recomendações que constaram de relatórios de auditoria.

10. Metodologia de Trabalho

Orientação para a execução padronizada de um projeto de auditoria, contemplando as etapas do trabalho com respectivos produtos, o padrão mínimo para elaboração dos papéis de trabalho, a forma de apresentação dos pontos de auditoria, etc., visando assegurar a fácil identificação das evidencias e um padrão de qualidade nos trabalhos de auditoria.

11. Manual de Auditoria Interna

Documento de uso da Auditoria de Controle Interno, detalhando aspectos éticos, conceituais e técnicos inerentes à atividade de auditoria interna, incluindo orientações e critérios para a elaboração do PAAI, a metodologia de trabalho a ser adotada, a estrutura dos relatórios de auditoria e seu encaminhamento.

12. Matriz de Planejamento

Instrumento utilizado para organização das informações relevantes do planejamento de um projeto de auditoria, objetivando evidenciar de forma clara e resumida o aspecto a ser enfocado, de acordo com o levantamento previamente realizado.

13. Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI

Especificação dos projetos de auditoria e demais atividades a serem realizadas pela equipe da Auditoria de Controle Interno no decorrer do exercício seguinte, indicando, dentre outros elementos, o segmento da auditoria, a quantidade estimada de horas/homem, o período para a realização do trabalho e o objetivo preliminar.

Nas auditorias regulares, os projetos deverão ser estruturados por sistemas administrativos.

14. Projeto de Auditoria

Unidade de controle que identifica os diversos trabalhos de auditoria a serem desenvolvidos, que sem encontram em andamento, ou que já foram realizados, especificando os dados gerais e os objetivos preliminares.

15. Programa de Auditoria

Documento elaborado pelo coordenador do projeto de auditoria, detalhando passo a passo os exames a serem efetuados para que sejam atingidos os objetivos da auditoria, com especificação dos documentos/transações a serem examinados, quais os exames a serem efetuados, o período de seleção, critérios e extensão das amostragens, fontes de consulta, outros procedimentos a serem adotados pelo auditor, etc.

16. Ponto de Auditoria

Situação constatada durante a realização dos exames, que irá se constituir em item do relatório de auditoria. Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, indicando, sempre que possível, as causas, os efeitos e, quando aplicável, as normas legais ou regulamentares infringidas. É também conhecido pela expressão “achado de auditoria”.

17. Técnicas de Auditoria

São os meios utilizados pelo auditor para a realização do trabalho, de forma a assegurar a obtenção de evidências suficientes, pertinentes e satisfatórias sobre qualquer assunto sujeito a seu exame.

IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR

  • Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado, quanto às disposições sobre competências do sistema de controle interno.
  • Lei Municipal que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município e Decreto que a regulamenta.
  • Normas Internacionais para o Exercício da Atividade de Auditoria Interna e respectivo Código de Ética.
  • Manual de Auditoria Interna.

V – RESPONSABILIDADES

1. Da Unidade de Coordenação do Controle Interno:

  • cumprir fielmente as determinações da instrução normativa, em especial quanto às condições e procedimentos a serem observados no planejamento e na realização das auditorias internas;
  • promover a divulgação da instrução normativa junto a todas as unidades da estrutura organizacional das administrações direta e indireta, que ficam sujeitas às auditorias internas;
  • manter a instrução normativa devidamente atualizada.

2. Das Unidades Sujeitas às Auditorias Internas:

  • atender às solicitações da Unidade de Coordenação do Controle Interno, quanto à participação nos eventos de divulgação da instrução normativa e de suas alterações, ou para discussões técnicas visando à sua atualização;
  • consultar a UCCI, por escrito, sobre os procedimentos a serem adotados, sempre que surgirem situações, relacionadas à atividade de auditoria interna, que não estejam contempladas ou adequadamente esclarecidas na Instrução Normativa;
  • manter a Instrução Normativa à disposição de todos funcionários da unidade, velando pelo seu fiel cumprimento, quanto às obrigações das unidades sujeitas às auditorias internas.

VI – PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I – DA SEGMENTAÇÃO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

À exceção dos segmentos específicos, como auditoria da saúde, auditoria da qualidade, etc., as demais atividades de auditoria interna são da responsabilidade institucional e exclusiva da Unidade de Coordenação do Controle Interno – UCCI, e têm como fim principal medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados nos órgãos setoriais do Sistema.

Para que se dê cumprimento às atribuições impostas à UCCI pela Lei nº ….., de xx.xx.xx, em especial no inciso V de seu art. 6º (quando tenha sido adotado o modelo proposto por esta consultoria), quanto à sua responsabilidade pelo exercício de auditorias internas, estas são agrupadas da seguinte forma:

1 – Auditorias Regulares

Referem-se aos trabalhos destinados a medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados pelos órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno. Possuem caráter preventivo e devem ser planejados e estruturados em função dos diversos sistemas administrativos, estabelecidos através do art. xx do Decreto nº xxx/xx (que regulamenta a lei que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município – quando adotado o modelo proposto por esta consultoria).

2 – Auditorias Específicas

Trata-se dos trabalhos específicos, a serem realizados em unidades da Administração Direta e Indireta, voltados a aferir a regularidade na aplicação de recursos recebidos através de convênios, e em entidades de direito privado, quando se destinam a verificar a regularidade na aplicação de recursos transferidos pelo Município.

Também se incluem neste segmento de atuação as auditorias específicas destinadas a aferir o cumprimento de contratos de valor mais significativo, firmados pelo Município na qualidade de contratante, e, quando aplicável, sobre os permissionários e concessionários de serviços públicos.

3 – Auditorias Especiais

Referem-se às verificações a serem procedidas pela UCCI, quando esta julgar necessário obter maiores subsídios para confirmar a existência de situações apontadas através de denúncia, nos termos do art. xº do Decreto nº xxx/xx.

Inclui o exame de outras situações não previstas, de natureza incomum ou extraordinária, realizados para atender solicitação expressa de autoridade competente.

4 – Auditoria nas Contas Municipais

Trata-se dos serviços de auditoria realizados sobre os demonstrativos contábeis e orçamentários do Município, inclusive para que se dê cumprimento às exigências constantes da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado e sua regulamentação.

Fonte: Guia para a Implementação do Sistema de Controle Interno na Administração Púbica./ José Osvaldo Glock./ Curitiba: Juruá.2013




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