Técnicas para estudo e avaliação do Controle Interno

Ao executar uma avaliação do sistema de controles internos dos processos operacionais de uma empresa, a finalidade primordial é a crítica sobre os procedimentos adotados e os controles exercidos, visando a concluir sobre sua eficácia e considerando o objetivo apresentado e o tipo de negócio exercido pela organização.

É nesta fase que o fluxo do processo é elaborado, documentado os procedimentos executados, os objetivos e os riscos envolvidos, assim como os controles responsáveis pelo suporte de sua eficácia. A devida documentação do processo será imprescindível à execução da segunda fase de execução da avaliação dos controles internos.

Fluxogramas:

Técnica de fluxograma é a representação gráfica que apresenta um trabalho em sequência, de forma analítica, de um produto ou de um documento, caracterizando as operações, os responsáveis ou as unidades organizacionais envolvidas no processo.

A utilização das técnicas de fluxograma nos trabalhos de identificação, mapeamento e avaliação de controles internos objetiva os seguintes aspectos:

• Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
• Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
• Maior flexibilidade e melhor grau de análise;
• Evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos  ou procedimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos;
• Mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas.

As vantagens para o uso do fluxograma nas empresas e organizações nos trabalhos de auditoria possibilitam:

• A simplificação do trabalho pela eliminação, combinação e redefinição de fases ou passos, apresentação do real funcionamento de todos os componentes de um método administrativo;
• A visualização, localização, correção e eliminação dos movimentos desnecessários, possibilitando a apresentação de uma filosofia de administração;
• O estudo, a correção e a obtenção da melhor sequência das fases necessárias, possibilitando a visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões;
• À chefia aplicar, de forma mais eficiente, as normas e as instruções definidas, assim como propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo;
• Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm o objetivo de evidenciar o início ou a origem, o processo e o destino da informação ou componente de um sistema administrativo.
• Os símbolos convencionais são padronizados e representam situações correntes da rotina. O cuidado com a omissão de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo.
• Não se esqueça que uma rotina não existe de uma forma padronizada, salientando que é conveniente vincular o estudo da rotina a um estudo do arranjo físico, leiaute.

Ao desenvolver as técnicas de fluxograma, a cada detalhe observado aplicam-se as seguintes perguntas:

Recomenda-se, ao desenvolver as técnicas de fluxograma, eliminar passos para a simplificação.

• Por que – esse sistema é necessário? Pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos?
• O que – é feito? Quais os passos? Estão todos eles incluídos?
• Onde – deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar?
• Quando – deve ser feito? Pode ser combinado ou simplificado? É feito na referência correta?
• Quem – deve executar a tarefa? Outra pessoa pode executá-la melhor? Quem manipula é a pessoa correta?
• Como – está sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente?
• Quanto – de volume de trabalho está envolvido? Pode ser reduzido? Precisa de aumento?
• Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm o objetivo de evidenciar o início ou a origem, o processo e o destino da informação ou componente de um sistema administrativo.
• Os símbolos convencionais são padronizados e representam situações correntes.

Fonte: Conteúdo extraído do livro didático do Curso Online Auditoria Interma, Controle Interno e Gestão de Riscos (Professores Ibraim Lisboa e José Marcos Tesch)

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